Archiwizowanie dokumentów księgowych

Po zaksięgowaniu dowody księgowe przekazywane są do przechowywania, tzw. archiwizowania.

Dowody księgowe powinny się znajdować w jednostce, z wyjątkiem sytuacji, gdy prowadzenie rachunkowości zostało zlecone biuru rachunkowemu. Fakt przekazania dokumentów wyspecjalizowanej jednostce z zewnątrz musi być przez kierownika jednostki zgłoszony w urzędzie skarbowym w ciągu 15 dni od daty przekazania.

Wyróżniamy dwa etapy archiwizowania:

• bieżące – polegające na przechowywaniu dokumentów w komórce księgowości do imentu ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych i zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, którego te dowody dotyczą, i
• stałe – to przechowywanie dowodów księgowych po zamknięciu roku obrotowego, archiwum stałym pogrupowane w jednorodne zbiory dokumenty z podziałem na okresy sprawozdawcze przechowywane są przez okres określony przepisami prawnymi, zależny od kategorii archiwalnej (A lub B), do której zostały zakwalifikowane.

Do kategorii A należą dokumenty przechowywane trwale i przekazywane do archiwów państwowych. Do kategorii B należą dowody przechowywane przez pewien czas.